Postkortmetoden - skriftlig involvering

Med postkortmetoden kan du gennem en let tilgængelig metode indhente kommentarer fra forskellige interessenter. Metodens fordel er, at det er et inkluderende værktøj, der bygger på en lavteknologisk metode, som kan involvere en bred skare af interessenter.

I nogle tilfælde kan postkortet suppleres med en hjemmeside, hvor de af interessenterne, der ikke ønsker, at sende besvarelser med posten tilbydes en mere højteknologisk variant af postkortet. Hvis du holder dig til den lavteknologiske metode gennem det traditionelle postkort, så kræves der umiddelbart ingen særlige forudsætninger.Forsiden af et eksempel på et postkort brugt som værktøj til brugerinvolveringBrugerinvolvering er ikke kun at informere. Det er også at give interessenter indflydelse på og bidrage med viden til projektet. Det er en vigtig opgave for bygherren at definere og strukturere brugerinvolvering i et projekt, så det er tydeligt, hvad brugere, der inddrages, kan få indflydelse på, hvad der er behov for viden omkring, og hvad der ligger fast..

Postkortmetodens værktøj udgøres af et simpelt postkort, hvorigennem de involverede kan skrive kommentarer, behov eller gode ideer om et givent byggeprojekt. Fordelen ved postkortmetoden er, at interessenternes mulighed for at deltage i involveringen ikke er afgrænset af tid og rum, som vi fx kender det fra borgermøder eller lignende involveringssessions. De involverede kan fra bussen på vej til arbejde eller hjemme i stuen udfylde postkortet og sende det med posten.

Postkortmetoden kan anvendes på forskellige tidspunkter i byggeprocessen. Fx kan det være du som bygherre ønsker at få kommentarer eller meninger fra interessenter i relation til en VVM-undersøgelse, eller det kan være en given bygherre ønsker at få afdækket behov, et lokalt/ kulturelt forhold eller indsamle gode ideer for at indskrive disse i et konkurrenceprogram.

Det kræver ikke nødvendigvis nogle særlige forudsætninger at anvende metoden, såfremt du bare refererer til de indkomne kommentarer med direkte citater. Vælger du derimod en mere analytisk vinkel, er det vigtigt, at det er personer med kompetencer til dette, der varetager den del. 

Det konkrete værktøj, der tager form af et postkort kan laves alias et feriepostkort, med:

• Projektets titel
• Bygherrens logo
• Hjemmesideadresse
• Mail eller andre kontaktoplysninger
• Fx. en skitsetegning af byggeprojektet

Påfør også gerne en lille formidlende tekst om projektet, en tidsfrist for indsendelse af sidste besvarelse og hensigten med involveringen. Når først postkortet er trykt, kan det distribueres til borgermøder, på biblioteket eller til fx udstillinger om byggeprojektet eller lignende.