|
Kommunikationsplanlægning handler om, at bygherreorganisationen skal have afklaret en række grundforudsætninger for, hvordan de vil kommunikere gennem projektforløbet, før arbejdet med det konkrete projekt påbegyndes.
Kommunikationsplanen kan med fordel benyttes som bygherrens overordnede drejebog for kommunikationsarbejdet gennem et projektforløb - fra de tidlige faser - til byggeriet er realiseret. Kommunikationsplanlægningen forudsætter, at den varetages af personer, der har erfaring med proces- og projektledelse samt kommunikationsopgaver.
Hvad handler kommunikationsplanen om?
Kommunikationsplanen har til formål at forebygge potentielle konflikter og modvind i byggeprocessen. Et byggeprojekt rummer forskellige interessenter - dvs. personer, grupper eller organisationer, der påvirkes af et givent bygge- og anlægsprojekt. Interessenterne er en potentiel risiko for, at et byggeprojekt kan komme i modvind pga. til tider modsatrettede interesser. Kommunikationsplanlægningen skal være proaktiv, dynamisk og rumme proces- og projektledelsesværktøjer, som bygherreorganisationen kan bruge til at håndtere mangfoldigheden af interesser. Det handler om at få forebygget potentielle konflikter, mindske risici og sikre målopfyldelse.
Kommunikationsplanens grundforudsætninger
For at kommunikationsindsatsen i forbindelse med gennemførelsen af et projekt skal blive en succes, er der en række grundforudsætninger, der skal afklares først. Disse udgør samlet set, det vi kalder en kommunikationsplanProjektets mangfoldighed af interessenter har oftest meget forskelligrettede interesser og opfattelser af projektet. Interessenterne udgør som sådan en risiko. Derfor må bygherren have en klar strategi for såvel interessenthåndtering som kommunikation omkring forudsætninger og målsætninger for projektet til resten af projektorganisationen, myndigheder og leverancesystem:
”Det, som ikke kommunikeres, findes ikke”.. Kommunikationsplanen kan overordnet inddeles i 3 dele: Grundforudsætninger, Mål og strategi, samt Gennemførelse, som kan bestå af flere underområder. Alt efter behov indgår alle 3 dele i en kommunikationsplan for et byggeprojekt.
Kommunikationsplanens indhold
Nedenstående ses en tredelt skitse til disposition over en samlet kommunikationsplan for et byggeprojekt. Den rummer 11 underemner. Hvis du vil læse mere indgående om hvert af emnerne, kan du downloade PDF-filen i højre side.
Grundforudsætninger:
- baggrund for projektet
- projekt vision og mål
- bygherre- og projektorganisationen
Mål og Strategi:
- mål og strategi for kommunikationen
- kommunikationsindsatsens organisation og procedurer
- interessentanalyseEn analyse af de forskellige interessenter i byggeriet gør brugerinddragelse nemmere og mere gnidningsfri. For at bygherren kan involvere og håndtere projektets mange og forskelligartede interessenter, og få brugbar viden til projektet, skal deres ønsker og behov og i særlig grad deres synlige eller skjulte muligheder for at påvirke projektet analyseres.
- målgruppeGod kommunikation og god interessentinvolvering kræver bevidsthed om målgruppen. Hvilken gruppe interessenter er der tale om? Interessentanalysen er her en afgørende forudsætning.(r)
- kanaler
Gennemførelse:
- tidsplanDen overordnede tidsramme er ofte en afgørende parameter for, hvilken strategi man som bygherre vælger for sit projekt samt under hvilke betingelser, projektet kan gennemføres. De tidsmæssige rammer er oftest bestemt af interne forhold hos den respektive bygherre, men kan også være dirigeret af eksterne forhold. Det er vigtigt, at du som bygherre fra start får identificeret projektets tidsmæssige mål, samt de bindinger i tid, der kan være gennem processen. Tænk blandt andet på forhold som grundkøb, lokalplaner, VVM-redegørelser, godkendende myndigheders beslutningsprocesser og lignende.
- budget
- succeskriterier, evaluering og måling
Kommunikationsplanlægning forudsætter kompetencer
Når der arbejdes med projekter, er det vigtigt, at bygherreorganisationen har klarhed over, hvad den ønsker at opnå med kommunikationen, og hvordan den kommunikerer i praksis. Bygherren repræsenterer og formidler bygherresystemets interne kompleksitet, og skal derfor beherske værktøjer til kommunikation af bygherresystemets struktur og til at klarlægge leverancesystemets rolle og ansvar i det konkrete projekt. Dette kræver til tider folk med kompetencer indenfor kommunikation, proces- og projektledelsesværktøjer.
Forudsætninger for kommunikationsplanlægningen
For at have succes med kommunikationsindsatsen i forbindelse med realiseringen af et projekt indebærer dette at:
- budskaberne er præcist formuleret
- den eller de relevante interessentgrupper er identificeret
- du kommunikerer med den valgte interessentgruppe gennem brug af de rette medier eller andre kanaler
- at kommunikationen sker, når det er ønsket
- afsæt økonomi til enten intern eller ekstern kompetencer til kommunikationsindsatsen
- at kommunikationsindsatsen giver et målbart resultat, så kommunikationen kan bruges aktivt - som en del af udviklingen af byggeprojektet
Overordnet retningslinjer for kommunikationsindsatsen
Der skal i kommunikationsindsatsen være en klar forståelse af de overordnede retningslinjer og målsætninger for gennemførelsen af kommunikationsindsatsen, herunder hvem gør hvad? Fx en defineret rollefordeling af:
- hvem der må udtale sig om byggeprojektet til medier og interessenter?
- hvem der må modtage hvad, når der kommunikeres?
- hvem der er overordnet ansvarlig for at gennemføre forskellige aktiviteter?
Fordele ved kommunikationsplanen
Kommunikationsplanen kan fungere som en drejebog over kommunikationsindsatsen gennem hele byggeprojektet, også som et dokument I sammen med jeres samarbejdspartnere kan diskutere ud fra. Det vil give jer en fælles forståelse for, hvad kommunikationsindsatsen skal indebære i det konkrete projekt. Der skal derfor også hele tiden være mulighed for at tilpasse planen efter situationen. Fordelen er, at I har fastsat nogle visioner, strategier og målsætninger, som I hele tiden kan pejle efter.
