Bryghusgrunden

Emneord: Kommunikation Idéudvikling Dialog Brugerinvolvering

Følgende casePå i2p.dk er præsenteret en række cases, projektforløb, der kan fungere som inspiration og ”udfoldning” af hvordan andre har arbejdet med programmering, interessentinvolvering og projektudvikling i byggeriets indledende faser.  er et eksempel på, hvordan det er muligt at bruge DialogmøderSomme tider er det nødvendigt for bygherren af skabe sammenhæng/forståelse mellem modsatrettede interessentgrupper, ved ønske om en bedre konstruktiv og direkte dialog med interessentgrupper. Dialogmøder er et enkelt og uformelt værktøj til at skabe kommunikation mellem to interessegrupper. som et enkelt og uformelt værktøj til at skabe kommunikation mellem to interessegrupper.

 

Casen er baseret på Realdanias Bryghusprojekt, og dets formål er at påvise, hvordan bygherrer kan skabe nye veje inden for dialog og inddragelse af brugere og borgere.

 

Processen for gennemførelse af Dialogmøder består af fem trin, hvor man igennem disse belyser hvilke interesseområder, man skal have kommunikeret bedre ud, hvordan man kommunikerer disse bedre og selve afholdelsen af kommunikationen.

 

Casens resultater kan være med til at inspirere bygherrer og andre eksperter i byggebranchen til at bruge Dialogmøder som en mulig metode til at skabe bedre kommunikation med borgere og fremtidige brugere på, og derved en bedre proces for eksperter og naboer til et byggeprojekt.

Baggrund for afholdelse af Dialogmøder

Realdania udskrev i 2006 en indbudt idékonkurrence for en ny multifunktionel udstillingsbygning på Bryghusgrunden i København, der blandt andet skal huse Dansk Arkitektur Center, kontoer, lejligheder m.m.

Kommunikation har været en vigtig del af Bryghusprojektet fra begyndelsen. Realdania har kommunikeret med lokale beboere, gennemført brugerinddragelseBrugerinvolvering er ikke kun at informere. Det er også at give interessenter indflydelse på og bidrage med viden til projektet. Det er en vigtig opgave for bygherren at definere og strukturere brugerinvolvering i et projekt, så det er tydeligt, hvad brugere, der inddrages, kan få indflydelse på, hvad der er behov for viden omkring, og hvad der ligger fast. med relevante interessentgrupper for at kvalificere projektet yderligere, og har i begyndelsen af processen været i dialog med interessenter og opponenter.

Realdanias kommunikationsmedarbejdere stødte i de tidligere faser af Bryghusprojektet ind i større udfordringer med at få brugbar feedback og dialog i stand med lokale beboere, der som gruppe var urolige overfor projektet. Det var derfor nødvendigt at tænke nye tanker og metoder for at skabe dialog med disse grupper.  

 

Dialogmødets formål

Traditionelle kommunikationskanaler, som fx stormøder, resulterer hovedsageligt i envejskommunikation fra begge parter i form af afsendelse af enkeltstående budskaber som ”for” og ”imod”. Stormøderne i forbindelse med Bryghusprojektet endte ofte i højlydt uoverensstemmelser uden konstruktiv kommunikation, der hverken gavnede bygherre eller interessentgruppen.

Dialogmøderne gav derimod interessentgruppen mulighed for i organiseret dialogform at komme med konstruktiv kritik af projektet, og ligeledes enkeltpersoner mulighed for ”at blive hørt”. Samtidig var Dialogmødet bygherrens kanal for at formidle projektets intentioner målrettet mod de mest kritiske modstandere af projektet, samt blev brugt til at indkomme input i den videre programmering/tilpasning af projektet.

 

Målgruppen for Dialogmøder

Metoden er velegnet til bygherrer, der ønsker en bedre konstruktiv og direkte dialog med interessentgrupper.

 

Dialogmødernes proces

Realdanias Dialogmøder bestod af hinanden følgende trin; Identifikation af interessentgrupper, Forberedelse af mødet, Afholdelse af møderne, Opsummering fra møderne og Implementering af resultater.

Trin 1- Identifikation af interessentgrupper

Første trin i gennemførelsen af et Dialogmøde var at identificere relevante interessentgrupper, som man ønsker at gå i dialog med. Dette kan gøres som en del af den tidligste projektstart gennem en interessentanalyseEn analyse af de forskellige interessenter i byggeriet gør brugerinddragelse nemmere og mere gnidningsfri. For at bygherren kan involvere og håndtere projektets mange og forskelligartede interessenter, og få brugbar viden til projektet, skal deres ønsker og behov og i særlig grad deres synlige eller skjulte muligheder for at påvirke projektet analyseres., eller som i Bryghusgrundprojektet, når behovet melder sig, som fx når konstruktiv dialog med væsentlige interessentgrupper ophører.

Trin 2 – Forberedelse af Dialogmøde

Andet trin er forberedelsen til mødet. Her definerer facilitator dagsorden og hvilke mål, der er baggrund for afholdelsen af mødet (indhold), og hvordan formen for afholdelse af mødet skal være. Forberedelsen indeholder også mere praktiske funktioner som udsendelse af indbydelser og reservation af lokaler samt invitation af eventuelle gæster, der fx uvildigt vil kunne verificere bygherrens synspunkter.

Mødets indhold (hvordan afholdelse af et Dialogmøde kan komme projektet mest muligt til gode) kan defineres gennem fx udarbejdelse af en SWOT analyse, hvor projektets/situationens styrker og svagheder (SW) sættes op i mod muligheder og trusler (OT) der er uden for projektets umiddelbare rækkevidde.

Trin 3 – Afholdelsen af Dialogmøde

Tredje trin er afholdelsen af mødet, hvor facilitatoren gennemfører mødet med den eller de væsentlige indbudte interessegrupper. Det er vigtigt, at der både er tid og plads til under mødet, at alle fremmødte har mulighed for at angive deres synsvinkler, input og kommentarer.

Trin 4- Opsummering af Dialogmøde

Fjerde trin er opsummering og referatskrivning af de vigtigste input og resultater fra mødet. Referaterne udsendes til alle relevante interessenter, så både fremmødte, og de personer som ikke deltog i mødet, har mulighed for at se hvilke input og kommentarer, der kom frem under mødet.

Trin 5 – Implementering af resultater

Femte trin er at bekræfte og implementere de vigtigste input og resultater fra den afholdte dialog i projektet.

Det er vigtigt, at de fremmødte ser, at input, diskussioner og kommentarer fra mødet kommer med i overvejelserne i projektets fremadrettede arbejde.

 

Forarbejde til Dialogmøder

Det kræver en del planlægning for at afholde Dialogmøder. Der skal blandt andet findes en facilitator, som kan holde styr på alle partner, når stemningen går højt, finde interessentgrupper og modstridende grupper mod byggeprojektet samt et sted at afholde mødet. Samtidig skal der medregnes ressourcer, såsom penge og tid, for afholdelsen af Dialogmøder.

 

Resultater

Realdanias erfaring med afholdelse af Dialogmøde er, at det har været en stor succes.

Vellykkede Dialogmøder skaber grundlag for kommunikation mellem folk med forskellige faglige forudsætninger samt nedbryder barrierer.